Willkommensmappen

Sie haben eine/n neue/n Mitarbeiter/-in? Herzlichen Glückwunsch! Nutzen Sie die Chance, mit einer guten Einarbeitung die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu stellen. Beispielsweise können Sie Ihrer neuen Fachkraft eine Willkommensmappe überreichen.

Warum eine Willkommensmappe?

Mit einer Willkommensmappe punkten Sie sicher bei Ihrer neuen Fachkraft. Denn gerade in der Anfangszeit prasseln zahlreiche Informationen auf die Fachkraft ein, die sie nicht alle in Erinnerung behalten kann. Mit einer Willkommensmappe stellen Sie sicher, dass die neue Fachkraft auf die wichtigsten Informationen zurückgreifen kann.

Zusammenstellung einer Willkommensmappe

Erkundigen Sie sich am besten bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, welche Informationen diese zu Beginn ihrer Tätigkeit gewünscht hätten. Dazu können Sie beispielsweise in einem Meeting gemeinsam Ideen sammeln oder auch einen FlipChart aufstellen, auf dem jeder seine Vorschläge vermerken kann. Im Folgenden finden Sie einige Anregungen, mit welchen Materialien Sie Ihre unternehmenseigene Willkommensmappe bestücken können:

• (persönliches) Begrüßungsschreiben der Geschäftsführung
• Informationen zum Unternehmen (Produkte, Dienstleistungen, Organigramm, Leitbild, Mitarbeiterzahl etc.)
• wichtige Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, ggf. Kurzporträts von Mitarbeitenden
• Kontaktdaten der Startbegleiterin oder des Startbegleiters
• Kontaktdaten des Betriebsrates
• Telefonverzeichnis, E-Mailadressen
• Termine (z. B. Mitarbeitergespräch, Betriebsausflug und sonstige Festivitäten)
• Arbeitsabläufe
• Arbeits- und Pausenzeitregelungen
• gegebenenfalls Tarifvertrag
• wichtige Betriebsvereinbarungen
• Formulare (Dienstreiseantrag, Krankmeldung, Urlaubsantrag etc.)
• Bedienungsanleitungen (Telefon, Kopierer etc.)
• Informationen zur Arbeitssicherheit
• Parkplatzregelungen / Informationen zum öffentlichen Nahverkehr
• Essensmöglichkeiten
• Stadtplan
• Zahlen, Fakten und Daten zur Region
• Anregungen zu Kultur- und Freizeitaktivitäten
• Adressen und Öffnungszeiten von Ärzten, Behörden, Kitas und Schulen
• kleine Geschenke: Kugelschreiber, Block, Gutscheine etc.

Bereitstellung der Willkommensmappe

Von einer Willkommensmappe profitiert nicht nur die neue Fachkraft, sondern auch der gesamte Betrieb. Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigten Zugriff auf die Dokumente haben. Wesentliche Informationen (E-­Mail­-Verteilerlisten etc.) können Sie auch auf einem USB-­Stick, in einem Ordner auf dem Server oder im Intranet speichern. Dies erleichtert die Übersicht und spart Druckkosten.

Weiterführende Informationen

Diesen Artikel können Sie sich auch als Online-Tutorial auf unserem youtube-Kanal ansehen

Sie möchten noch weitere Anregungen für die Einarbeitung neuer Fachkräfte? Dann laden Sie sich den Leitfaden "Fachkräfte finden und binden - Vielfalt nutzen" hier herunter: Broschüre Vielfaltnutzen

Autor

Sarah Gerwing

gerwing(at)rkw.de