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Onboarding von Mitarbeitenden anderer Nationalitäten zu Zeiten von Corona

Welcome on board!

Der erste Eindruck zählt - das gilt auch im Berufsleben und ganz besonders für den ersten Arbeitstag. Die Begrüßung und die Einarbeitung bestimmen, ob sich der oder die neue KollegIn wohlfühlt. Das Zauberwort heißt: "Onboarding".

Onboarding meint aber nicht nur die fachliche Einarbeitung innerhalb der ersten Arbeitstage, sondern viel mehr die systematische Integration des neuen Personals in ein Unternehmen - also das wortwörtliche "an Bord holen". Der Prozess umfasst eine Eingliederung des neuen Mitarbeitenden auf allen Ebenen: Es müssen klare Aufgabenbereiche festgesteckt, die Unternehmensziele definiert und soziale Kontakte mit den KollegenInnen geknüpft werden. Besonders zu Zeiten von Corona ist dieser Prozess enorm wichtig. Was bei einheimischen Mitarbeitenden schon viel Planung und Empathie verlangt, ist bei Mitarbeitenden aus dem Ausland umso anspruchsvoller. Es gibt einige Stolpersteine, die Unternehmen dabei vermeiden sollten. Ziel ist es also, einen möglichst effizienten Onboarding-Prozess zu gestalten. Doch wie gestaltet sich ein effizienter Onboarding-Prozess? Ist dies überhaupt möglich zu Zeiten von Social Distancing? Im Folgenden zeigen wir einige Tipps und Tricks, wie der Onboarding-Prozess bestmöglich gelingt und was Unternehmen bei internationalen Fachkräften beachten sollten.


Der Weg zum Unternehmen - Personal Marketing

Bereits vor der eigentlichen Einstellung des potentiellen neuen Mitarbeitenden sollte sich das Unternehmen als neuer und attraktiver Arbeitgeber positionieren. Stichwort: Personal-Marketing. Der Online-Auftritt, sprich die eigene Webseite sowie die Social-Media-Kanäle agieren als digitale Visitenkarte und sind für potentielle BewerberInnen von großer Bedeutung.

Die Frage, die sich hier stellt: Wie wird mein Unternehmen von außen wahrgenommen? Das gilt auch für die Stellenausschreibung. Diese sollte die gewünschten Erwartungen beider Seiten wiederspiegeln. Sowohl das Unternehmen, als auch der/die BewerberIn, können anhand der Ausschreibung entscheiden, ob eine zukünftige Zusammenarbeit passt. Welche Kanäle sollen für Recruiting-Maßnahmen genutzt werden? Indeed, LinkedIn, XING, Monster oder die eigene Homepage? Für eigene Marketingzwecke sollten die Social-Media-Kanäle sinnvoll bespielt werden. Jeder/Jede BewerberIn möchte neben seinen bzw. ihren beruflichen Ambitionen auch erfahren, wie es um das soziale Miteinander steht. Wer arbeitet in meiner Abteilung, wie sieht das Arbeitsklima aus? Um auf diese Fragen einzugehen, eignen sich vor allem kurze Videos, Fotos oder auch Testimonials sowie ein persönlicher - jedoch stets professioneller - Online-Auftritt. Wenn möglich, ist eine Übersetzung auf Englisch hilfreich, sodass sich auch internationale BewerberInnen schneller zurechtfinden. Zudem sollten positive Bewertungen auf Plattformen, wie zum Beispiel "kununu", beachtet werden.


Nach der Selektion der eingegangenen Bewerbungsunterlagen folgt als nächster Schritt die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Hier ist vor allem bei BewerberInnen aus dem Ausland wichtig, dass Zeitunterschiede und Sprachbarrieren berücksichtigt werden. Eine Einigung über ein Gespräch auf Englisch wäre für alle Beteiligten hilfreich, um sich umfassend vorzubereiten. Jetzt braucht es, vor allem zu Zeiten von Corona, noch ein digitales Tool für das Vorstellungsgespräch. Es gibt unzählige digitale Angebote dafür auf dem Markt. Ob Microsoft Teams, Skype oder Zoom - eine Installation sowie Einweisung in das Programm sollte vorab vorgenommen werden.


Das Preboarding

Die Preboarding-Phase beinhaltet alle Aktivitäten, die zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden eingeleitet werden. Denn auch schon vor dem ersten Arbeitstag ist es wichtig, den neuen Mitarbeitenden zu unterstützen, besonders wenn dieser aus einem anderen Land kommt. Wie wichtig dieser Prozess ist, geht aus verschiedenen Studien hervor, wie beispielswiese aus der Haufe-Umfrage "4. Onboarding Umfrage 2020, Onboarding im Wandel". 30% der dort befragten Unternehmen konnten bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden eine Fluktuation vermerken.

Somit gibt es bereits vor der Ankunft des neuen Mitarbeitenden verschiedene Herausforderungen: Wie kann der oder die neue KollegIn schnellstmöglich nach Deutschland kommen? Das zum 1. März 2020 in Kraft getretene Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) bietet hier neue Gestaltungsmöglichkeiten, die die Einreise erleichtern. Das Unternehmen könnte beispielsweise das beschleunigte Fachkräfteverfahren bei der zuständigen Ausländerbehörde veranlassen. Durch vorab definierte Fristen kann somit eine schnellere Einreise gewährleistet werden. Über welche Sprachkenntnisse verfügt der Mitarbeitende? Welches Niveau wird für die Stelle benötigt? Hier bedarf es besonderer Aufmerksamkeit. Denn: Sprache ist mehr als das reine Ausdrucksvermögen. Sprache verbindet und schafft vor allem Zugehörigkeitsgefühl sowie Selbstbewusstsein. Daher ist es von großer Bedeutung, ein gutes Lern- und Sprachumfeld zu schaffen. Auch kulturelle Unterschiede sollten Berücksichtigung finden, organisieren Sie beispielsweise einen interkulturellen Feiertagskalender, den sie innerhalb der Büroräume anbringen oder im Outlook-Kalender einrichten. Die Unterkunft, vor allem am Anfang, sollte vom Unternehmen gestellt werden. Wenn dies nicht möglich ist, sollte zumindest Kontakt zu Hausverwaltungen und Immobilienmaklern hergestellt werden. Ob Hotelzimmer oder Appartement ist nicht ausschlaggebend, wichtiger ist, dass sich die neue Fachkraft in den ersten Monaten auf das Ankommen und den neuen Job konzentrieren kann. Dies ist nicht nur aus pragmatischer Sicht sinnvoll, sondern auch eine Geste von Wertschätzung.


Das Onboarding

Der eigentliche Onboarding Prozess beginnt mit dem ersten Arbeitstag, selbstverständlich sollte sich das Unternehmen bereits vorab mit den To Do´s befassen. Ein strukturierter und terminierter Einarbeitungsplan hilft dabei, den Überblick zu behalten. Die Einarbeitung sollte auch Projekte und Abteilungen beinhalten, die keinen direkten Bezug zu dem Tätigkeitsbereich der neuen Fachkraft haben. Das hat den Vorteil, dass sich der Mitarbeitende ein Bild über das Unternehmen und die damit verbundenen Prozesse machen kann. Das Unternehmen sollte auch ein MentorIn zu Verfügung stellen. Ein/Eine AnsprechpartnerIn, welche/welcher bei allen Fragen und Anliegen unterstützt, nach Möglichkeit einen erfahrenden Mitarbeitenden. Diese Festlegung muss vor der Ankunft erfolgen, denn die Begleitung eines neuen Mitarbeitenden nimmt viel Zeit in Anspruch und ist daher vorab mit den jeweiligen KollegInnen abzustimmen. Sie sollten die Belegschaft informieren und möglichst viel Transparenz gewähren. Der Einarbeitungsplan ist erstellt, ein/e MentorIn festgelegt und sogar die Visitenkarten sind schon vorbereitet? Dann fehlt nur noch eine Willkommensmappe. Dort sind alle für den Start relevanten Unterlagen gesammelt, wie z.B. das Unternehmensorganigramm, Arbeitszeitregelungen, AnsprechpartnerInnen, Abkürzungsverzeichnis, Produkt- oder Dienstleistungsübersicht. Diese kann ausgedruckt und zugeschickt, digital als PDF oder auf dem Platz des neuen Mitarbeitenden liegen. Zu Zeiten von Corona bietet sich die digitale Variante an. Bei der digitalen Variante ist besonders darauf zu achten, dass diese ein sauberes und strukturiertes Inhaltsverzeichnis hat. Viele Unternehmen nutzen bereits ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement, hier sollten das Unternehmen den neuen Mitarbeitenden schulen. Die VPN-Verbindung sollte auch pünktlich zum ersten Arbeitstag eingerichtet sein. VPN steht für "Virtual Private Network" und ermöglicht den Mitarbeitenden von zuhause aus auf das Unternehmensnetzwerk zuzugreifen. Dank dieser Verbindung ist es z.B. möglich von zuhause aus Daten auf dem Unternehmensserver zu bearbeiten. Auch der neue Arbeitsplatz muss vorbereitet werden. Der Computer, bzw. Laptop, sollte vollständig eingerichtet und aufgebaut sein (inkl. Bildschirm, Maus, Headset). Wenn das Onboarding Remote bzw. im Home-Office stattfindet, sollte die Technik zeitig verschickt werden. Im besten Fall wird ein Speditionsunternehmen beauftragt, welches einen Liefertermin abstimmt und die notwendige Hardware direkt in die Wohnung des/der neuen KollegIn liefert. Über die reguläre Paketzustellung könnte es passieren, dass der neue Mitarbeitende nicht zuhause ist und im schlimmsten Fall muss dieser dann bei der nächsten Paketannahmestation die Pakete abholen und selbst nach Hause tragen.

Kommen wir nun zum ersten Arbeitstag. Vorab sollten Sie den neuen Mitarbeitenden darüber informieren, wann und wo die Reise beginnt. Meistens um 09:00 Uhr beim Pförtner, dieser sollte auch vorab informiert werden, um unangenehme Situationen von Beginn an zu vermeiden, denn: der erste Eindruck zählt! Wenn der erste Arbeitstag digital stattfindet, sollten virtuelle Räume erstellt und die entsprechenden Links vorab verschickt werden. Der neue Arbeitgeber sollte sich genügend Zeit nehmen, um den ersten Eindruck positiv zu gestalten. Digital ist das Onboarding grundsätzlich schwieriger, da Gesten, Mimik und die Atmosphäre nur über einen Bildschirm generiert werden. Das reale Miteinander, das Zwischenmenschliche fehlt. Die ersten Tage sollten daher gut getaktet sein, sodass der neue Mitarbeitende die KollegenInnen sowie Vorgesetzte kennenlernt. Auch wenn es nicht 1:1 übertragbar ist und sich zunächst einfach anhört, sollte die Einarbeitungsphase ähnlich ablaufen wie in Präsenz. Das Onboarding braucht in jedem Fall ein umfassendes Kommunikationskonzept. Hier eignet sich der Einsatz von digitalen Kollaborationstools, wie z.B. MS Teams. Zudem ist eine saubere Dokumentation enorm wichtig. Eine für alle zugängliche Dokumentation von Vorgehensweisen und Ergebnissen ist für das Arbeiten im Team unabdingbar. Daraus folgt eine klar aufgesetzte und definierte Ordnerstruktur und Absprache, wann welche Schritte wie dokumentiert werden. Absprachen und eine deutliche Kommunikation ist beim Remote Arbeiten wichtiger denn je.

Auch "Socialising" in Zeiten von Social Distancing ist eine Herausforderung: Es wirkt wie ein Widerspruch, trotzdem gibt es digitale Möglichkeiten, den neuen Mitarbeitenden kollegial in das Unternehmensumfeld zu integrieren, wie z.B. digitale Afterwork-Veranstaltungen. Der neue Mitarbeitende liebt Handball? Toll! Es wäre möglich ein Online Ticket zu kaufen, um gemeinsam mit anderen KollegInnen ein deutsches Handballspiel zu schauen. Coronabedingt ist auch hier zum Beispiel über ein digitales gemeinsames Meeting möglich. Eine andere Möglichkeit wäre dem neuen Mitarbeitenden ein Sky-Ticket zu Verfügung zu stellen. Durch ein betriebliches Carepaket wird der oder die neue KollegIn gut versorgt. Auch einheimische und regionale Snacks sind eine nette Geste zum willkommen heißen. Der Kreativität ist hierbei keine Grenzen gesetzt.


Follow Up

Nach den ersten Tagen folgen kurze Orientierungs- und Feedbackgespräche sowie eine 100 Tage Bilanz anhand von W-Fragen. Auch hier liegt abermals die Betonung auf der Kommunikation. Die Gespräche in den ersten Wochen sollen eine Hilfestellung bieten, die durch einen MentorIn begleitet werden. Aber auch über Freizeitaktivitäten und Sportmöglichkeiten sollte der neue Mitarbeitende informiert werden. Außerbetriebliche Aktivitäten fördern das Ankommen in einem fremden Land und einer fremden Kultur. Gibt es zum Beispiel interne Gruppen, gibt es eine Kantine, bei der sich die KollegInnen verabreden können? Das soziale Miteinander hilft allen Beteiligten sich anzunähern. Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Nachzug der Familie. Welche Schule oder Kindertagesstätte kommt in Frage? Wie können Sie gewährleisten, dass auch der/die PartnerIn einer Beschäftigung nachgehen kann? Stichwort: Dual Career. Nutzen Sie als Unternehmen Ihr Netzwerk, um die Fachkraft und seine Familie zu unterstützen. Nur ein privat zufriedener MitarbeiterIn, wird langfristig einen guten Job machen und Ihr Unternehmen nachhaltig bereichern.

Es gibt also einige Tipps für ein gelingendes Onboarding. Zum Verständnis: Der Onboarding-Prozess findet so oder so statt. Er lässt sich also nicht verhindern. Sobald neue Mitarbeitende eingestellt werden, durchlaufen diese einen individuellen Prozess, es werden neue KollegInnen kennengelernt, es findet eine Einarbeitung statt, die neue Fachkraft muss sich in die Kultur des Unternehmens einleben und in der neuen Region, wo sie nun lebt und arbeitet, ankommen. Darauf hat das Unternehmen keinen Einfluss. Worauf jedoch sehr wohl Einfluss genommen werden kann, ist wie dieser Prozess abläuft und gestaltet wird. Je besser dieser geplant ist, desto mehr Vorteile können für das Unternehmen und die neue/ den neuen Mitarbeitende/n generiert werden.


Quellen

  • Walter, Sophia: Remote Onboarding: So gelingt die digitale Online-Einarbeitung Remote Onboarding (abgerufen am 13.04.2021).


Autoren

Lars Mund

mund(at)rkw-nord.de

Rüdiger Zinke

zinke(at)rkw-nord.de