Durch das Ausscheiden einzelner älterer Fach- und Führungskräfte kann besonders ein kleines Unternehmen erhebliche Wissens- und Erfahrungsverluste erleiden, die im Extremfall sogar existenzbedrohend sein können. Dies wird oft erst bedacht, wenn das Ausscheiden eines Erfahrungsträgers unmittelbar bevor steht. Die Anwendung von Methoden der Wissensweitergabe (Wissensmanagement) wird zwingend erforderlich - oft mit Konsequenzen auch für die Arbeitsgestaltung.

Die Helmut Hund GmbH ist ein mittelständiges Unternehmen mit ca. 130 Beschäftigten in Wetzlar, Hessen. Es unterscheidet sich von vergleichbaren Unternehmen insbesondere darin, dass mehrere Technologien beherrscht werden. Diese sind:

• Optik
• Feinmechanik
• Optische Glasfasertechnik
• Kunststoffspritzgießtechnik
• Elektronik
   

Auf den Gebieten Mikroskopie und Umweltmesstechnik (Staubmesstechnik) werden eigene Produkte auf den Markt gebracht. Das Unternehmen ist der drittgrößte deutsche Mikroskophersteller.

Besondere Stärken liegen in der Entwicklung und Produktion komplexer Systeme, bei denen die oben genannten Technologien zum Einsatz kommen. Je mehr von diesen Technologien bei einem Projekt benötigt werden, desto größer ist die Chance, mit der Durchführung beauftragt zu werden. Wachstumspotenzial wird zukünftig vor allem in der Zulieferung komplexer Systeme gesehen, die einen hohen Anteil an Beratung und Dienstleistungen enthalten.

Das Zusammenspiel der verschiedenen Technologien wird naturgemäß von erfahrenen (älteren) Mitarbeitern besser beherrscht als von jüngeren, denn es setzt die genaue Kenntnis der Leistungsfähigkeit auf den verschiedenen Gebieten voraus, die man nur durch Erfahrung gewinnen kann. Somit ist es entscheidend, dass dieses Wissen der älteren Mitarbeiter bei Generationswechsel auf jüngere übertragen wird.

Zielsetzung der Maßnahme

Das auf den verschiedenen Gebieten vorhandene Wissen noch besser systematisch kombinieren, um Wettbewerbsvorteile weiter auszubauen.

Problem

Der kompetente Leiter der Konstruktionsabteilung möchte aus privaten Gründen unerwartet früh ausscheiden. Er kann als begnadeter Konstrukteur angesehen werden, dessen Beruf auch sein Hobby ist. Er kennt sehr genau alle Fertigungsabläufe auf den verschiedenen Gebieten im eigenen Haus, kann sie bei Konstruktionen berücksichtigen und kennt die Fertigungsmöglichkeiten (Maschinen) auch kleiner Zulieferbetriebe, so dass er verlässlich abschätzen kann, wo sich am kostengünstigsten produzieren lässt.

Sein Wissen ist nirgends dokumentiert. So lange er agierte, fiel dies nicht weiter auf, es funktionierte ja alles. Dieses Defizit wurde in seiner ganzen Tragweite jedoch sofort erkennbar, als es um seine Nachfolge ging, denn es standen nur jüngere Mitarbeiter zur Verfügung.

Lösung

Um eine geeignete Lösung zu finden, mussten einige Randbedingungen berücksichtigt werden:

• Der Konstrukteur zeigte wenig Neigung, sein Wissen weiterzugeben; dabei fehlte es nicht an Bereitwilligkeit, sondern es lag ihm einfach nicht bzw. es mangelte an pädagogischem Einfühlungsvermögen.
• Er gab bereitwillig Auskunft zu allem, nach dem er gefragt wurde, von sich aus lieferte er keine zusätzlichen Informationen – nicht aus Unwilligkeit, sondern einfach weil er dafür keine Ader hatte.
   

Es wurden zwei junge Mitarbeiter ausgewählt, die seine Nachfolge antreten sollten. Sie wurden beauftragt, das Wissen des Konstrukteurs abzufragen, d.h. der Konstrukteur erhielt nicht die Aufgabe, sein Wissen selbst zu dokumentieren, dies wurde vielmehr den beiden jüngeren Mitarbeitern zugewiesen.

In der Praxis spielte sich das so ab, dass jeweils einer der jüngeren Nachfolger die Leitung bei laufenden Projekten übernahm, dies aber unter Mitwirkung des Konstrukteurs. Die Aufgabe des jüngeren bestand nun jeweils darin, möglichst viel abzufragen: "Warum machen Sie dies so und nicht anders?" und möglichst viel zu dokumentieren.

Wissenstransfer und Dokumentation wurden kontrolliert, um sicher zu stellen, dass der Transfer im geplanten Sinne vor sich ging.

Nutzen für das Unternehmen

Da zwei jüngere Mitarbeiter die Nachfolge antraten, hatte jeder genügend Zeit, sich in bestimmte Projekte einzuarbeiten, einer allein hätte die gesamte Aufgabe nicht bewältigen können.

Den jüngeren war bewusst, dass sie bald ohne Hilfe agieren mußten. Daher entwickelten sie ein elementares Interesse daran, so viel wie möglich so schnell wie möglich zu erfahren. Der Wissenstransfer konnte innerhalb kurzer Zeit vorgenommen werden, zu den befürchteten Engpässen kam es nicht.

Was sollte beachtet werden?

• rechtzeitig erkennen, wo an einem Arbeitsplatz ein Mitarbeiter nicht ersetzt werden kann, nicht warten, bis dies schmerzlich deutlich wird.
• sich nicht darauf verlassen, dass der ausscheidende Mitarbeiter sein Wissen dokumentiert hat, sondern dies überprüfen.
• die Nachfolger verpflichten, gegebenenfalls das Wissen abzufragen und zu dokumentieren.
• die Durchführung des Wissenstransfers überwachen. 
   
   

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