Wie bekomme ich einen Durchblick im Wust der Geschäftszahlen? Diese Frage stellte sich David Köhler, Geschäftsführer der Roplay GmbH, anfang 2006. In Kooperation mit der Berliner Seilfabrik GmbH & Co., einem der führenden Spielplatzgerätehersteller Deutschlands, vermarktet die Roplay GmbH national und international innovative, kreative und qualitativ hochwertige Spielgeräte mit höchsten Sicherheitsstandards.

Da die Bewältigung des Tagesgeschäfts und der operativen Aufgaben im Mittelpunkt stehen, war die Ausrichtung der Unternehmensaktivitäten häufig zu kurzfristig angelegt. Die Orientierung auf Umsatzziele allein reicht jedoch nicht aus. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist das Unternehmen auf ein funktionsfähiges Controllingsystem angewiesen, denn ‚Steuern ohne Tacho’ ist gefährlich in einem expandierenden Unternehmen. Ohne diese Basis kann man nicht risikofrei agieren, kann der Erfolg eines Unternehmens schnell kippen.

Die Roplay GmbH verfügte bis dato über keinen geeigneten Mitarbeiter im Bereich Controlling und Unternehmensplanung. Eine wachsende Nachfrage nach Roplay-Produkten, steigender Umsatz des Unternehmens sowie eine regionale Firmenerweiterung erforderten aber ein langfristiges und gut überschaubares Controllingsystem.

Die Ziele

Auch für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern gilt der Grundsatz "Was wir nicht messen können, können wir auch nicht steuern". Eine angemessene Planung, Kosten- und Ergebnisrechnung sowie ein Reporting bilden die notwendigen Grundlagen für profitables und erfolgreiches Wirtschaften.

Damit Kosten gespart werden können, müssen die Instrumente individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden. Ein passendes Controlling-System muss dabei die Ressourcen berücksichtigen, gleichzeitig aber alle notwendigen Informationen liefern, um auch in Zeiten verschärften Wettbewerbs am Markt bestehen zu können.

Wie können wir von einem funktionierendes Controlling profitieren? Folgende Punkte wurden als besonders wichtig herausgestellt:

• Aufdeckung von Schwachstellen aufgrund größerer Transparenz;
• Schaffen von Vertrauen gegenüber externen (Finanzgebern) und internen Partnern (Mitarbeitern);
• Gewährleistung einer zukunftsorientierten Unternehmensführung, bei der man agiert und nicht nur reagiert und vor allem schneller und fundierter entscheidet;
• Verbesserung der Mitarbeiter-Führung; 
• Festlegung eines engen Zielkorridors, der dabei hilft, die betrieblichen Ziele - z.B. Umsätze, Renditen, Zahlungsüberschüsse, Kostenbudgeteinhaltung, Produktivität, besonders günstige Kostenrelationen - besser zu erreichen
• Verbesserung der Kommunikation, da den Mitarbeitern die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge deutlicher werden.
   

Die Lösung

Wir suchten nach einer effizienten Lösung und fanden diese schließlich in der Controller Factory, einer seit 2005 existierenden E-Learning-Plattform zur praxisnahen Qualifizierung von zukünftigen Controllern. Die Controller Factory, gegründet von der NordCONTROL GmbH und dem RKW Brandenburg, bot uns als mittelständischem Unternehmen genau das, was uns fehlte: Die Steuerung des Unternehmens sowie das rechtzeitige Erkennen von Schwachstellen.

Verlockend war im Vorfeld die Partnerschaft zwischen dem RKW, der NordCONTROL GmbH sowie der Bürgschaftsbank Brandenburg GmbH als Finanzpartner – 3 Unternehmen, die sich durch hohe Fachkompetenz, Seriosität, Erfahrung und Kenntnis der Brandenburger Unternehmen auszeichnen. David Köhler: "Ich als Geschäftsführer zögerte nicht und nahm mir die Zeit für die 4-monatige Ausbildung. Zugegebenermaßen war diese Doppelbelastung nicht leicht. Aber der Aufwand hat sich gelohnt, wie sich in kürzester Zeit herausstellte."

Der Qualifizierungsprozess

Ein unternehmensspezifisches Controllingsystem aufbauen und anschließend selbständig weiterführen, das ist das Ziel der Controller Factory. Die Ausbildung gliedert sich in insgesamt drei Phasen:

1. In der Einführungsphase (Phase 1) stehen Ist-Analyse und Planungsgrundlagen im Mittelpunkt. Diese 5-tägige Phase dient der Bestandsaufnahme der Unternehmenssituation. Gemeinsam mit den zuständigen Führungskräften entwickeln die Berater spezifische Maßnahmen zum Aufbau und zur Integration eines leistungsfähigen Controllingsystems.
   
   Analyse der Jahresabschlüsse und Ist-Daten, Potentialanalyse in Bezug auf die Einführung eines Controllingsystems, Abstimmung der Planungsprämissen, Definition der Unternehmensziele sowie die Abschätzung der Kapazitäten und des Kapitalbedarfs zur Erreichung der Zielstellung sind dabei Themen, die behandelt und bearbeitet werden.
    
2. In der Phase 2 (Qualifizierung zum Controller durch die Controller Factory) werden die Ergebnisse unserer Unternehmensanalyse gemeinsam mit den Mitarbeitern umgesetzt. In Workshops, Seminaren und bei Coachings werden die Teilnehmer dann für den Aufbau eines Controllingsystems geschult, das bedeutet u. a.:
    
   - Aufbau einer integrierten Finanzplanung (Integration: Bilanz, GuV, Cash Flow),
   - Verifikation der bestehenden Unternehmensplanung / Aufbau einer aktualisierten Planung,
   - Coaching bei der Implementierung eines Unternehmensplanungs- und
   - Controllinginstruments,
   - Schulungen zum Aufbau eines Standardberichtswesens,
   - Die Controller Factory besteht insgesamt aus 8 Modulen,
   - Parallel können Fragen und Probleme der Teilnehmer, die sich im Rahmen ihrer neuen Controlling-Tätigkeit ergeben, geklärt werden.
   
   Parallel dazu lernen die Teilnehmer das notwendige Controller-Know-How im modernen Blended Learning Verfahren, einer Mischung aus Präsenzveranstaltungen und E-Learning-Kursen. Bevor die Qualifizierung über die Controller Factory beginnt, werden die Teilnehmer auf den Umgang mit der Plattform vorbereitet. Zum Abschluss des Lehrgangs ist das Controllingsystem im Unternehmen etabliert und dessen weitere Betreuung durch die Mitarbeiter gewährleistet.
    
3. Die 3. Phase dient der Begleitung des laufenden Controllings. Nun sollte das implementierte System bereits arbeiten und durch die Schulung sind Mitarbeiter darauf sensibilisiert, was gemacht werden muß, um dem Geschäftsführer monatlich die erforderlichen Zahlen zu präsentieren. Falls noch Schwierigkeiten auftreten oder ein gewisses "Feintuning" nötig ist, wird dies über die Begleitung des laufenden Controlling abgedeckt.
    

Was erreicht wurde

David Köhler: "Unter der Anleitung erfahrener Berater konnten wir ein maßgeschneidertes Controllingsystem aufbauen und waren anschließend bestens mit diesem System vertraut. Nach Abschluss der Maßnahme besaß ich als qualifizierter Controller exzellente Fachkenntnisse."

Im Rahmen der Qualifizierung konnte auch das Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem (ERP-System) deutlich verbessert werden. Dadurch wurde eine Datengrundlage geschaffen, mit der die vorhandenen Ist-Daten über eine Datenbankschnittstelle in das Controllingsystem eingelesen werden konnten. Dies beherrschten die Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit und noch vor Abschluss der Qualifizierungsmaßnahme.

Das neue System ermöglicht nicht nur einen Plan-/Ist-Vergleich und eine Prognose, sondern vor allem auch die wesentlich schnellere Durchführung des Controllings im Unternehmen. Die freiwerdenden Kapazitäten der Mitarbeiter können nun für anspruchsvollere Tätigkeitsschwerpunkte genutzt werden.

"Das Blended Learning-Programm der Controller Factory ermöglichte es uns, mehrere unserer Mitarbeiter zu Controllingfachleuten auszubilden und so das Wissen in unserem Unternehmen zu halten und zu verbreitern", so Geschäftsführer David Köhler. "Wir werden das Blended-Learning-Modul auch weiter nutzen."

Durch die aktive Mitarbeit an der Einführung des Controllingsystems und die parallele Qualifizierung ereichten wir ein Leistungsniveau, das normalerweise erst durch langjährige Erfahrung geschaffen werden kann. Mit der Unterstützung durch die Berater von NordCONTROL konnte das Unternehmen nicht nur ein effektives und leistungsfähiges Controllingsystem verwirklichen, sondern über die Integration von Rentabilitätsrechnung, Bilanz und Liquidität auch deutlich mehr Transparenz erzielen. Somit konnten das ursprüngliche Problem der Kostenidentifikation für einzelne Produktlinien gelöst und eine Entscheidungsgrundlage für zukünftige Investitionen aufgebaut werden.

Die Controller Factory war ein Erfolg, da jetzt eine wesentliche effizientere Arbeit möglich ist. Wir haben bedeutend mehr Zeit für die inhaltliche Analyse der Zahlen. Zukünftig werden wir die notwendigen Vorsysteme (ERP) zur Unternehmenssteuerung ausbauen und unsere Mitarbeiter weiter schulen. Dadurch erarbeiten wir uns im harten Wettbewerb einen Vorteil.

Fazit

Die Einführung einer Controllingsoftware gepaart mit einer Qualifizierungskomponente bringt jedes Unternehmen voran. Dieses Programm in der Kombination von Qualifizierung mit flankierender Beratung ist jedem Unternehmen zu empfehlen.
 

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