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Personalcontrolling
Personalkosten spielen eine immer wichtigere Rolle. Es ist erforderlich, sie zu kontrollieren und zu steuern. Insbesondere im Zuge der Spezialisierung rückt der Mitarbeiter mit seiner Wertschöpfungskraft verstärkt in den Fokus kostenorientierter Betrachtungen. Zwei Ziele werden verfolgt: Kostenoptimierung und Gewinnmaximierung bei gegebenem Mitteleinsatz.
Insbesondere Fachkräfte sind zunehmend dünn gesät und es wird immer schwieriger, Mitarbeiter mit der erforderlichen Ausbildung zu finden und einzustellen. Alternativen sind gefragt, der innerbetriebliche Arbeitsmarkt rückt in den Vordergrund.
Im Rahmen der Organisationsstruktur sind mittel- und langfristig die Personalressourcen intern so zu steuern, dass es nicht zu Personalunterdeckungen in kritischen Unternehmensbereichen kommt. Dieses Ziel wird mit integrierten Planungs-, Informations- und Kontrollsystemen erreicht, die jedes Unternehmen auf seine Bedürfnisse zuschneiden muss. Der Einsatz von Planungs- und Kontrollmitteln sollte jedoch in einem angemessenen Rahmen bleiben.
Wissen definieren
In diesem Zusammenhang ist zunächst grundsätzliche zu überlegen, wie Wissen definiert werden kann, was es wert ist und wie man es messen kann. Mit dem optimalen Mitarbeiter-Mix lassen sich Unternehmensziele ansteuern und auch erreichen.
Es stellen sich für jedes Unternehmen insbesondere folgende Fragen:
- Wie kann festgestellt werden, welches Wissen im Unternehmen vorhanden ist?
- Handelt es sich um individuelles oder kollektives Wissen?
- Ist es das Wissen, was auch benötigt wird?
- Ist das Wissen optimal platziert?
- Wird das Wissen auch abgerufen und zielorientiert eingesetzt?
- Wie kann das Wissen permanent aktualisiert werden?
- Wie hängen Wissen und Motivation zusammen?
- Besitzen die Mitarbeiter die erforderlichen Fähigkeiten, um sich aus dem vorhandenen Wissenspool optimal zu bedienen?
- Schaubild: Individuelle Wissenslandschaft
Personalcontrolling hat zentral die Aufgabe, die Personalplanung, -einsatzplanung, -kostenplanung und alle Kontrollfunktionen aufeinander abzustimmen, deren Funktionalität als Gesamtkonstrukt zu steuern und kontrollierend einzugreifen. Mit diesem Instrument können Entwicklungstrends frühzeitig erkannt, Alternativpläne erstellt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Damit dies auch wirklich funktioniert, ist eine Feinabstimmung mit allen Teilplänen und der Gesamt-Unternehmensplanung erforderlich.
Das Personalcontrolling koordiniert die Personalprozesse und sorgt dafür, dass diese miteinander harmonieren, gemeinsam dem Unternehmenszweck dienen, die anderen Teilpläne unterstützen, frühzeitig Personalveränderungsprozesse sichtbar werden und Strategien erarbeitet werden, die dem zukünftigen quantitativen und qualitativen Personalbedarf gerecht werden.
Im Einzelnen hat das Personalcontrolling folgende Planungs- und Koordinationsfunktionen:
- Ermittlung von Personalkennzahlen
- Ermittlung der Personalstruktur (nach Geschlecht, FTE , Alter, Schulbildung, Vertrag,…)
- Definition des Planungsverfahrens
Ziele des Personalcontrollings
Bei der Personalplanung
- Sicherstellung einer einheitlichen Verfahrensweise
- Sicherstellung, dass alle Teilpläne aufeinander abgestimmt sind
- Prüfung und Ermittlung von Kennzahlen sowie deren Analyse
Bei der Personalbeschaffung
- Sicherstellung, dass der Personalbeschaffungsprozess funktioniert
- Steigerung der Bewerberqualität
- Optimierung des Beschaffungsprozesses (Verkürzung der Entscheidungsfindung zur Bewerberauswahl und Einstellung, Senkung der Beschaffungskosten)
- Einarbeitungspläne der neuen Mitarbeiter 'produktiv' halten
Bei der Personalbetreuung
- Organisatorische Fragestellungen der Personalbetreuung aufwerfen und kontrollieren
- Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit unterstützen
- Informationsfluss von personalpolitischen Themen an die Mitarbeiter kommunizieren
- Organisation der Führungskräfteberatung
Bei der Personalentwicklung
- Organisation der Aus- und Weiterbildung
- Optimierung der Kosten-Nutzen-Faktoren
- Zeitgerechte Einleitung von Qualifikationsmaßnahmen
- Aufbau eines Spezialistenpools
Bei der Personalfreisetzung
- Anpassung an die Unternehmensstrategie
- Prüfung der Abgangsgründe
- sozialverträgliche Gestaltung
Bei der Zeitwirtschaft
- Reduzierung der Systemverwaltungskosten
- Anpassung an den Unternehmensbedarf
- Beobachtung des Zeitverhaltens der Mitarbeiter
Bei der Entgeltabrechnung
- Strategien für neue Vergütungskonzepte
- Leistungsorientierte Vergütung
- Reduzierung von Systemverwaltungszeiten